Numeración de Títulos y Correspondencia

 Numeración de Títulos

Puede aplicar un esquema de numeración a los títulos del documento mediante plantillas de listas con varios niveles y estilos de título integrados en Word (Título 1, Título 2 etc.)

 

Tabla de Contenido

Las tablas de contenido se crean eligiendo los estilos de título, como por ejemplo Título 1, Título 2 y Título 3, que se desea incluir en las mismas. Microsoft Office Word busca los títulos que tienen el estilo elegido, aplica formato y sangría al texto del elemento en función del estilo de texto e inserta la tabla de contenido en el documento.

·         Seleccione el título al que desea aplicar un estilo de título.

·         En el grupo Estilos de la ficha Inicio, haga clic en el estilo que desee.

Combinación de Correspondencia

La combinación de Correspondencia es un proceso a través del cual los datos de una lista de direcciones son insertados y colocados en una carta o documento modelo, creando así una carta personalizada para cada uno de los miembros de la lista de direcciones tomada como base.

Para construir una correspondencia combinada necesitamos trabajar con dos archivos: Primero una LISTA DE DIRECCIONES u Origen de datos, este archivo contiene la información específica de cada destinatario. Aquí se guardan y enlistan los datos que posteriormente se incluirán para cada destinatario dentro del documento maestro.
 

El otro archivo es el DOCUMENTO O CARTA MAESTRA, esta será un documento de Word que contendrá la información que deseamos transmitir a los destinatarios. A este documento se le colocarán los campos de combinación, que son los marcadores donde se ubicará la información específica para cada uno de los destinatarios. 

 Vídeo.

Funciones de Fecha y Hora

Funciones de fecha y hora

Las funciones de fecha y hora de Microsoft Excel son utilizadas para buscar fechas específicas, para conocer la hora actual,  entre dos fechas y muchas cosas más que serán de gran utilidad al momento de estar trabajando con este tipo de datos.

Año

Devuelve el año, un número entero en el rango 1900-9999.

Día

Devuelve el día del mes (un número de 1 a 31).

Hora

Devuelve la hora como un número de 0 (12:00 a.m.) a 23 (11:00 p.m.).

Mes

Devuelve el mes, un número entero de 1 (enero) a 12 (diciembre).

Minuto

Devuelve el minuto, un número de 0 a 59.

Segundo

Devuelve el segundo, un número de 0 a 59.

Funciones de Texto

Las funciones de texto en Excel permiten concatenar cadenas de caracteres, remover los espacios en blanco, reemplazar ciertos caracteres por otros y muchas cosas más que te permitirán manipular las cadenas de texto para obtener los resultados deseados.

CONCATENAR
Une varios elementos de texto en uno solo.


DERECHA
Devuelve el número especificado de caracteres del final de una cadena de texto.


ESPACIOS
Quita todos los espacios del texto excepto los espacios individuales entre palabras.


IZQUIERDA
Devuelve el número especificado de caracteres del principio de una cadena de texto.


LARGO
Devuelve el número de caracteres de una cadena de texto.


MAYUSC
Convierte una cadena de texto en letras mayúsculas.


MINUSC
Convierte todas las letras de una cadena de texto en minúsculas.


NOMPROPIO
Convierte una cadena de texto en mayúsculas o minúsculas, según corresponda; la primera letra de cada palabra en mayúscula y las demás letras en minúscula.

Buscarv y Buscarh

Crear una tabla de búsqueda

Para poder utilizar la función BUSCARV debemos cumplir con algunas condiciones en nuestros datos. En primer lugar debemos tener la información organizada de manera vertical con los valores por debajo de cada columna. Esto es necesario porque la función BUSCARV recorre los datos de manera vertical (por eso la “V” en su nombre) hasta encontrar la coincidencia del valor que buscamos.

Por ejemplo, nuestro directorio telefónico debería estar organizado de la siguiente manera:

Sintaxis de la función BUSCARV

Ejemplo de la función BUSCARV

1. En la celda E1 colocaré el valor que deseo buscar.
2. En la celda E2 comienzo a introducir la función BUSCARV de la siguiente manera:
   =BUSCARV(
3. Hago clic en la celda E1 para incluir la referencia de celda e introduzco una coma (,) para concluir con el primer argumento de la función:
   =BUSCARV(E1,
4. Para especificar el segundo argumentos debo seleccionar la tabla de datos sin incluir los títulos de columna. Para el ejemplo será el rango de datos A2:B11. Una vez especificada la matriz de búsqueda debo introducir una coma (,) para finalizar con el segundo argumento:
   =BUSCARV(E1,A2:B11,
5. Como tercer argumento colocaré el número 2 ya que quiero que la función BUSCARV me devuelva el número de teléfono de la persona indicada en la celda E1. Recuerda que la numeración de columnas empieza con el 1 y por lo tanto la columna Teléfono es la columna número 2. De igual manera finalizo el tercer argumento con una coma (,):
   =BUSCARV(E1,A2:B11,2,
6. Para el último argumento de la función especificaré el valor FALSO ya que deseo hacer una búsqueda exacta del nombre.
   =BUSCARV(E1,A2:B11,2,FALSO)

Observa el resultado de la función recién descrita:

______________________

Cuando utilizar la función BUSCARH

Debemos utilizar la función BUSCARH cuando el valor que estamos buscando se encuentra en una fila de alguna tabla de datos. Por el contrario, la función BUSCARV realiza la búsqueda en una columna.

Sintaxis de la función BUSCARH

La función BUSCARH tiene tres argumentos que son los siguientes:

Ejemplo de la función BUSCARH

En la siguiente tabla tengo la información de los artículos que ha vendido cada uno de los vendedores en los últimos meses. Como título de columnas están los nombres de los vendedores y como filas los meses.

Condicionales

Estas funciones se caracterizan por que contienen una condición a través de la cual según se cumpla o deje de cumplirse establecerás la obtención de un resultado.

Función SI

Esta es la sintaxis general de la función:

=SI(condición lógica; “Valor verdadero”; “Valor falso”)

Piensa en el siguiente ejemplo: Tienes una hoja electrónica donde se reflejan las notas de unos alumnos, en donde quieres saber si el resultado de cada alumno es aprobado o suspenso.

Con la función lógica SI, puedes escribir una fórmula en la que indiques los siguiente: si la nota es menor de 5 te devuelva el valor Suspenso, y en caso contrario Aprobado.

La función que necesitas es:

=SI(A6< 5;" Suspenso ";" Aprobado ")

______________________

Función SUMAR.SI

Entes caso la sintaxis es:

SUMAR.SI(rango;criterio;rango_suma)

Escribe en una hoja de cálculo Excel en blanco los siguientes datos: En la columna A tienes los nombres de una serie de personas: Rosa, Juan, Rosa, Paco, Juan y Rosa. En la columna B las cantidades que por ejemplo han aportado a las fiestas del colegio: 5, 4, 6, 3, 5, 1.

Varias personas han realizado aportaciones más de una vez, para saber cuánto ha aportado Rosa, tienes que usar la siguiente fórmula:

=SUMAR.SI(A1:A6;A1;B1:B6)

En total Rosa ha aportado 12 dólares.

¿Puedes calcular con la función SUMAR.SI cuanto ha aportado Juan?

Solución: 9 dólares

______________________

Función SUMAR SI CONJUNTO

En este caso vas a suponer que tienes una hoja de cálculo Excel en donde en la columna A esta la lista de los vendedores de una tienda de electrodomésticos, en la columna B la lista de productos vendidos y en la columna C el importe de cada venta.

Y quieres conocer el importe acumulado vendido de un determinado artículo de un   vendedor en particular.

Pues bien para conocer el importe en dólares de secadores que ha vendido Rosa empleas la función SUMAR.SI.CONJUNTO de la siguiente manera:

 =SUMAR.SI.CONJUNTO(C2:C7;A2:A7;A2;B2:B7;B2)

Formatos (Borde y Relleno)

Bordes

Cuando trabajamos en Excel tenemos la opción de ponerle bordes a partes de la hoja para resaltar una información, para esto se tiene que seleccionar las celdas a las cuales se les van aplicar los bordes, luego, hacer clic en el botón "bordes".

Haga clic sobre el tipo de línea que desea utilizar en la celda que selecciono, si desea que las celdas queden bordeadas totalmente debe hacer clic en todos los bordes, si solo necesita que tenga el borde inferior debe hacer clic en "borde inferior".



Si quiere cambiar el grosor de la línea, tiene que ingresar debe ir a el cuadro de dialogo formato de celdas (ctrl + 1) y seleccionar bordes y ahí se podrán configurar las opciones.



Para eliminar los bordes es necesario volver a remarcar las celdas que quiero dejar sin borde e ir a bordes y hacer clic en la opción sin bordes.

Relleno de celdas

Además de poder utilizar el botón Color de relleno de la ficha Inicio, podemos seleccionar un color de relleno para nuestra celda desde el cuadro de diálogo Formato de celdas dentro de la pestaña Relleno.



Desde la pestaña Relleno podremos seleccionar un color sólido así como Efectos de relleno los cuales nos permiten aplicar un efecto de color degradado. De igual manera podemos elegir un Estilo de Trama para rellenar las celdas.

Operadores Matemáticos (Suma, Resta, Multiplicación y División)

Precedencia de operadores

Las formulas en Excel son calculadas de izquierda a derecha comenzando a leer después del signo igual (=) y calculando los valores de acuerdo a la precedencia de los operadores. El orden en que son calculadas las operaciones es el siguiente:

1. Multiplicación [*] y división [/]
2. Suma [+] y resta [-]

Por ejemplo:

=5+3*4-6/2

Las multiplicaciones y divisiones se calcularán primero obteniendo el siguiente resultado:

=5+12-3

El número 12 es el resultado de multiplicar 3*4 y el número 3 es el resultado de la división 6/2. Finalmente se realizará la suma y la resta dando como resultado 14 que es precisamente el resultado que obtenemos en Excel:

Uso de paréntesis con operadores aritméticos

Según lo anterior, los operadores tienen un orden pero se puede influir en ello por ejemplo utilizando paréntesis.

=(5+3)*4-6/2

Es de vital importancia entenderlos operadores aritméticos para evitar inconvenientes a la hora de formular cualquier tipo de información.